Manajemen fungsional adalah sebuah bentuk supaya
kontribusi dalam suatu departemen dapat bertahan pada tingkatan yang sesuai
dengan kebutuhan perusahaan.
Manajemen Fungsional
10.1. Pengertian Manajemen
Fungsional
Manajemen
fungsional adalah untuk mempertahankan kontribusi departemen pada tingkat yang
sesuai dengan kebutuhan organisasi. Sumber daya manusia menjadi tidak berharga
jika manajemen sumber daya manusia memiliki kriteria yang lebih rendah dari
tingkat kebutuhan organisasi.
10.2.
Aktivitas Manajemen Fungsional
Manajemen fungsional
dilihat dari pendekatan manajemen klasik terdiri dari dan merupakan fungsi –
fungsi manajemen, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengimplementasian dan
pengendalian dan pengawasan, secara garis besar sudah di bahas di bab 8.
10.2.1.
Perencanaan
Perencanaan
secara garis besar diartikan sebagai proses mendefinisikan tujuan organisasi,
membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkann rencana
aktivitas kerja organisasi.
Definisi perencanaan adalah Pemilihan
sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan,
bagaimana dan oleh siapa.
Dalam
manajemen perencanaan adalah
sebuah patokan untuk mempermudah menejer agar tercapainya sebuah tujuan,
membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas
kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi
lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan
Perencanaan yang baik mempertimbangkan :
1. Kondisi
mendatang
2. Kegiatan
yang akan dilaksanakan
3. Periode
sekarang rencana dibuat
Kebutuhan perencanaan
berada pada semua tingkatan organisasi. Manajemen puncak mengarah pada perncanaan
jangka panjang dan strategi-strategi organisasi, dan manajemen bawah mengarah
pada perencanaan jangka pendek dan pada kelompok kerja/unit
Perencanaan merupakan suatu proses yang
tidak berakhir dan akan dikembangkan perencanaan kembali, jadi perencanaan
bersifat “ fleksibilitas, aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif “ di
sesuaikan dengan tujuan organisasi dan perkembangan bisnis.
Aspek penting dalam perencanaan :
1. Pembuatan
keputusan
2. Proses
pengembangan dan
3. Penyeleksian
sekumpulan kegiatan untuk memecahkan masalah
10.2.1.1.
Tujuan Perencanaan
Tujuan dari perencanaan menurut
Stephen Robbins dan Mary
Coulter adalah
- Memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial.
Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai,
dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk
mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual
mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja
organisasi kurang efesien.
- Mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia
dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan
efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
- Meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana,
karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain
itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan
menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
- Menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian.
Proses pengevaluasian atau evaluating adalah
proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya
rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.
10.2.1.2.
Elemen Perencanaan,
Elemen perencanaan terdiri dari dua,
yaitu sasaran dan rencana itu sendiri.
a. Sasaran
Sasaran adalah hal
yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi. Sasaran sering pula disebut
tujuan, sasaran memandu
manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu
pekerjaan.
Sasaran dapat
dibagi menjadi dua kelompok, yaitu
1. Sasaran yang dinyatakan (stated
goals). Stated
goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas. Sasaran
seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman
humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated
goals ini bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya
untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan.
2. Sasaran riil adalah sasaran yang
benar-benar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat diketahui dari
tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.
Ada dua pendekatan
utama yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai sasarannya.
1. Pendekatan tradisional. Pada
pendekatan ini, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian
diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals) yang lebih
terperinci. Bawahannya kemudian
menurunkannya lagi kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat
paling bawah. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang
yang tahu segalanya karena mereka telah melihat gambaran besar perusahaan.
Kesulitan utama terjadi pada proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan.
sehingga bawahan kesulitan menerjemahkan sasaran yang sudah ditetapkan
dan akhirnya salah mengintepretasi maksud sasaran .
2. Pendekatan management by objective atau MBO. Pada pendekatan
ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja,
tetapi juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat
sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa
dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat. Tapi terdapat beberapa kelemahan
dalam pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam
pendekatan MBO membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan
pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan
karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya tanpa memedulikan rekan sekerjanya,
sehingga kerjasama tim berkurang.
b. Rencana
Rencana atau plan adalah
dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya
mencakup alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan-tindakan penting lainnya.
Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi
penggunaannya.
- Berdasarkan cakupan, rencana
dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional.
·
Rencana
strategis adalah rencana umum yang berlaku diseluruh lapisan organisasi
·
Rencana
operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota
organisasi.
- Berdasarkan jangka waktu,
rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka
pendek.
·
Rencana
jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga
tahun,
·
Rencana
jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun.
·
Sementara
rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate
time frame.
- Menurut kekhususan, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik.
·
Rencana
direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara
umum, tidak mendetail. Rencana
seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi.
·
Rencana
spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus
dilakukan untuk mencapai tujuan.
- Rencana berdasarkan
frekuensi penggunan, yaitu single use atau standing.
·
Single-use
plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali saja.
·
Standing plans adalah rencana yang berjalan selama perusahaan
tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan,
kebijakan, dan lain-lain.
10.2.1.3.
Jenis Rencana
Organisasi menggunakan
dua rencana utama yaitu : (1) Rencana strategic, (2) Rencana operasional. Rencana
operasional tumbuh dari rencana strategic dan pernyataan misi, terdapat empat
pokok perbedaan antara rencana strategic dan operasional :
1. Horison
waktu
2. Ruang
lingkup
3. Kerumitan
dan dampak
4. Ketidaktergantungan
10.2.1.4.
Tahap Dasar Perencanaan
Tahap Dasar Perencanaan
terdiri dari empat tahap, yaitu :
Tahap 1 :
Menetapkan keadaan saat ini
Tahap 2 :
Merumuskan keadaan saat ini
Tahap 3 :
Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan
Tahap 4 :
Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk
pencapaian
tujuan
10.2.1.5.
Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi Manajemen
Perencanaan adalah
fungsi yang paling dan meresap ke seluruh fungsi - fungsi Manajemen ; Saling
berhubung, Saling tergantung dan berinteraksi.
Bagaimana perencanaan dihubungkan dengan
fungsi manajemen
Contoh hubungan :
ü Proses
pengaturan kerja bersama sumber daya organisasi
ü Penyusunan
personalia
ü Penerapan
dan menentukan kombinasi dari factor, kekuatan, sumber daya dan hubungan
mengarahkan dan memotivasi karyawan
ü Pengawasan
sebagai kreteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana
Menurut Donald C.
Mosley dan Paul H. Pietri : The Art Of
Working With And Through People, 1975. Perencanaan dan pengawasan saling
berhubungan erat ; Dalam Manajemen disebut “ Kembar Siam “
Tujuan setiap rencana adalah membantu
sumber daya dalam kontribusinya secara positif terhadap pencapaian tujuan dan
sasaran organisasi. Para manajer harus dapat menentukan hubungan-hubungan
organisasi, kualifikasi personalia, bagaimana bawahan diarahkan dan cara
pengawasan yang diterapkan.
10.2.2.
Pengorganisasian
Definisi organisasi dalam arti umum merupakan sekumpulan atau sekelompok
orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan untuk bekejasama dengan
pembagian atau alokasi tugas dan tanggung jawab tertentu dalam system
koordinasi, kooperatif, dorongan-dorongan, dan pengaturan
guna memudahkan pencapaian beberapa tujuan yang telah ditetapkan.
Definisi
pengorganisasian adalah langkah untuk merancang
struktur formal, menetapkan, menggolongkan dan mengatur berbagai macam
kegiatan, menetapkan tugas-tugas pokok, wewenang dan pendelegasian wewenang
oleh oleh pemimpin kepada staf dalam rangka mencapai tuuan organisasi dalam
efisiesi.
Organisasi sebagai “ proses pengorganisasian”, yaitu proses
penyusunan struktur formal, mengelompokan, mengatur dan menbagi tugas-tugas pekerjaan
diantara para anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan
efisien dan sesuai dengan sumber daya dan lingkungan organisasi
Istilah pengorganisasian dapat digunakan
untuk hal-hal :
1. Cara
Manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber
daya organisasi.
2. Bagaimana
organisasi mengelompokan kegiatan-kegiatan organisasi dan penugasan seorang
manajer.
3. Hubungan-hubungan
antara fungsi, jabatan, tuagas dan para karyawan.
4. Cara
para manajer membagi lebih lanjut tugas yang harus dilaksanakan dalam
departemennya dan delegasi wewenang untuk mengerjakan tugas tersebut.
10.2.2.1.
Proses Pengorganisasian
Menurut Ernest Dale “ Organization “
tiga langkah pengorganisasian :
1. Perincian
seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi
2. Pembagian
beban pekerjaan total secara logika dapat dilaksanakan oleh satu orang.
3. Pengadaan
dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinakan pekerjaan para anggota
organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.
Aspek-aspek organisasi dan proses
pengorganisasian :
1. Pembagian
kerja
2. Departementalisasi
3. Bagan
organisasi formal
4. Rantai
perintah dan kesatuan perintah
5. Tingkat
hirarki manajemen
6. Saluran
komunikasi
7. Penggunaan
komite
8. Rentang
Manajemen dan kelompok informal yang tak dapat dihindarkan
10.2.2.2.
Tujuan Pengorganisasian
Tujuan pengorganisasian
adalah tugas - tugas yang diberikan kepada anggota organisasi dapat
dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dan diharapkan dengan tugas setiap anggota
organisasi dapat meningkatkan keterampilannya secara khusus dalam menangani
tugas – tugas yang dibebankan.
Tujuannya adalah :
- Membantu
koordinasi
- Memperlancar
pengawasan
- Maksinalisasi
manfaat
- Penghematan
biaya
- Meningkatkan
kerukunan
10.2.2.3.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi
menggambarkan “ Mekanisme-mekanisme
formal organisasi dikelola”, Kerangka dan susunan perwujudan pola tetap
hubungan-hubungan di antara fungsi, bagian, posisi, dan orang-orang yang
menunjukan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda
dalam suatu organisasi.
Struktur
organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit kerja) dan hubungan antara
tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahan dalam menjalin kegiatan
oprasional untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi menunjukan bagaimana
fungsi-fungsi atau kegiatan. Pekerjaan dibagi, dikelompokan dan dikordinasikan
(integrasi) secara formal
10.2.2.4.
Perancangan Struktur Organisasi
Faktor-faktor penentu perancangan
struktur organisasi :
1. Strategi
organisasi
2. Teknologi
yang digunakan
3. Anggota
dan orang-orang yang terlibat
4. Ukuran
organisasi
Unsur-unsur struktur organisasi
1. Spesialisasi
kerja
2. Standarisasi
3. Koordinasi
4. Sentralisasi
dan desentralisasi pembuatan keputusan
5. Besaran/ukuran
satuan kerja
10.2.2.5.
Bagan Organisasi
Bagan organisasi membentuk
struktur organisasi, bagan organisasi adalah bagan
yang memperlihatkan adanya saling keterkaitan berbagai posisi pada suatu organisasi dalam pengertian wewenang dan
tanggung jawabnya, pada dasarnya terdapat tiga pola organisasi, yaitu
organisasi lini, organisasi fungsional, dan organisasi lini dan staff
Bagan organisasi menggambarkan lima
aspek utama struktur organisasi :
1. Pembagian
kerja
2. Manajer
dan bawahan (rantai perintah)
3. Tipe
pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokan
segmen-segmen pekerjaan
5. Tingkatan
manajemen
Keuntungan bagan organisasi
1. Memberikan
gambaran bagaimana organisasi disusun
2. Manajer,
bawahan dan tanggung jawab digambarkan dengan jelas
3. Untuk
menangani masalah khusus
4. Menunjukan
posisi seseorang dapat ditemukan.
5. Dapat
menunjukan potensi kelemahan organisasi
Kelemahan bagan organisasi
1. Masih
banyak hal yang tidak jelas dan tidak ditunjukan.
2. Tidak
menunjukan berapa besar tingkat wewenang dan tanggung jawab.
3. Tidak
menunjukan hubungan informal dan saluran komunikasi
10.2.2.6.
Bentuk bagan organisasi
Menurut Henry G. Hodges, Management principles, prantice and problem,
terdapat empat bentuk, yaitu :
1. Bentuk
pyramid
2. Bentuk
vertical
3. Bentuk
horizoltal
4. Bentuk
lingkaran
10.2.3.
Pelaksanaan – Pengarahan
Aktivitas fungsi
manajemen selanjutnya adalah actuating atau pelaksanaan atau pengarahan,
merupakan aktivitas terpenting dalam konsep manajemen dan mengarah kepada
hubungan manusia di dalam organisasi.
Pengarahan di definisiakan sebagai
proses menuntun kegiatan – kegiatan para anggota organisasi ke arah yang tepat.
Arah yang dapat menghantarkan pada tercapainya tujuan dari system manajemen.
Menurut , George R. Terry, mengemukakan
bahwa actuating adalah usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian
rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan
dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu
juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut
Maka pelaksanaan (actuating) merupakan suatu upaya
untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai
pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan
secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya
10.2.3.1.
Komponen Proses Pengarahan
Pada pengarahan
terdapat konsep mempengaruhi orang lain, atau disebut dengan istilah
influencing , kemampuan ini akan menentukan keberhasilan seorang manajer. Dalam
proses pengarahan perlu melibatkan empat komponen, yaitu :
1. Memimpin
2. Memotivasi
3. Mempertimbangkan
kelompok – kelompok
4. Berkomunikasi
10.2.3.2.
Prinsip Pengarahan
Pengarahan merupakan aspek hubungan
antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia
mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai
tujuan.
Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks
karena disamping menyangkut manusia, menyangkut berbagai tingkah laku dari
manusia-manusia itu sendiri. Pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus
berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:
a.
Prinsip mengarah pada tujuan
Bahwa makin efektifnya proses pengarahan,
akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Dalam
melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari faktor-faktor
lain seperti perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup,
pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta
kemampuan bawahan.
b.
Prinsip
keharmonisan dengan tujuan
Orang-orang bekerja untuk dapat
memenuhi kebutuhannya yang kemungkinan tidak sama dengan tujuan perusahaan. Hal
ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang baik akan mendorong orang-orang untuk
memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi
apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka
menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.
c.
Prinsip
kesatuan komando
Prinsip kesatuan komando untuk menyatukan arah tujuan dan
tangggung jawab para bawahan. Jika para bawahan hanya memiliki satu jalur
didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan
saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta
semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.
10.2.3.3.
Elemen Pengarahan
Elemen – elemen
pengarahan yang dapat digunakan dalam manajemen untuk mengarahkan karyawan agar
sesuai dengan tujuan perusahaan dan pencapaian tujuan perusahaan efektif dan
efisien.
Elemen – elemen pengarahan sebagai
berikut :
1. Coordinating
Menurut
George R. Terry , merupakan fungsi yang harus di lakukan oleh seorang manajer
dapat melakukan komunikasi dari berbagai kepentingan dan perbedaan kepentingan
sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
2. Motivating
George
R. Terry memberikan pandangan bahwa motivasi merupakan salah satu elemen
penting dalam manajemen perusahaan, dengan memberikan fasilitas yang baik dan
gaji yang cukup maka kinerja para karyawan dalam perusahaan akan optimal dan
efektif.
3. Communication
Menurut
George R. Terry, komunikasi antara para pimpinan dan karyawan sangat di
perlukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan menjalin komunikasi yang baik
maka akan menimbulakan suasana kerja yang kondusif di perusahaan dan
menumbuhkan sikap teamwork yang baik dalam berbagai kegiatan perusahaan.
4. Commanding
Pemberian
perintah harus di perhitungkan dan di pertimbangkan agar memberikan efek atau
pengaruh positif di dalam perusahaan. Menurut Prajudi Atmosudirdjo, Dengan
pengarahan yang baik dari para atasan dengan visi dan misi yang jelas dari
suatu manajer perusahaan dapat menimbulkan efek yang positif untuk perusahaan,
teamwork yang baik dan dapat memunculkan decision maker yang bagus. Decision
maker dan teamwork dalam suatu perusahaan adalah kunci kesuksesan dalam
mencapai tujuan perusahaan seefektif dan seefisien mungkin.
Menurut George R.
Terry, bahwa fungsi actuating – pengarahan tercakup dalam lima sub fungsi
manajemen yaitu : Communicating, Leading, Directing, motivating dan
Facilitating.
10.2.3.4.
Tahapan Pengarahan
Pengarahan merupakan
fungsi manajemen yang penting dan langsung berhubungan dengan karyawan di dalam
organisasi, Dalam pengarahan seorang atasa dapat memberikan pengarahan dalam
tiga tahap, yaitu :
- Memberikan motivasi, inspirasi, semangat atau dorongan kepada setiap karyawan untuk bekerja sesuai harapan untuk mencapai tujuan perusahaan. Menurut Muninjaya, hal ini disebut dengan motivasi, motivasi merupakan proses seorang manajer merangsang bawahan untuk bekerja dalam rangka upaya mencapai sasaran organisasi sebagai alat untuk memuaskan keinginan pribadi .
- Menurut Nuraida , memberikan kesempatan pengembangan diri melalui pemberian Pendidikan dan pelatihan.
- Pengarahan yang dilakukan dengan memberikanpetunjuk yang benar, jelas dan tegas. Menurut Muninjaya bahwa saran atau instruksi kepada sta dalam pelaksanaan tugas har diberikan dengan jelas agar setiap tugas dapat dilaksanakan dengan baik terarah kepada tujuan yang sudah ditetapkan.
- Menurut Herujito, bahwa berkomunikasi secara efektif.
10.2.4.
Pengendalian
Pengendalian merupakan
fungsi manajemen yang menentukan proses manajemen dan keterampilan yang harus
di miliki oleh seorang manajer.
Pengendalian merupakan proses pemantauan
aktivitas untuk menjamin bahwa standar dapat dilaksanakan sesuai dengan yang
direncanakan dan melakukan langkah koreksi terhadap penyimpangan yang berarti.
Yang menjadi ukuran pengendalian adalah
standar. Standar merupakan pedoman atau tolak ukur atau perbandingan yang
ditetapkan untuk dasar pengukuran atau suatu pernyataan mengenai hasil yang
diharapkan.
Fungsi dari fungsi pengendalian adalah :
- Untuk mencegah terjadinya penyimpangan atau kesalahan dengan melakukan pengendalian secara rutin, ketegasan dan pengawasan dan dengan pemberian sanksi terhadap terjadinya penyimpangan.
- Memperbaikan setiap penyimpangan yang terjadi, dengan pengendalian dapat diusahakan cara – cara perbaikan, terutama terdapa penyimpangan yang sudah terjadi.
- Dibuat organisasi dinamis, dengan pengendalian diharapkan dapat mencegah dan mengurangi tingkat penyimpangan yang terjadi dan dapat mencegah terjadi penyimpangan.
- Mempertebal rasa tanggung jawab, harapannaya adalah setiap karyawan memiliki rasa tanggung jawab terhadap pekerjaan, dengan adanya system pengendalian.
10.2.4.1.
Jenis Pengendalian
Pengendalian dalam
manajemen mengikuti pola pada proses system, yaitu input, proses dan output.
Jenis pengendalian yang memfokuskan pada proses system, adalah :
A. Metode
pengendalian umpan maju
Metode
ini disebut dengan istilah pengedalian untuk mengantisipasi masalah sebelum
terjadi. Metode ini dengan membuat berbagai standar kualitas dan kuantitas
terdapat berbagai input – masukan. Manajer harus sudah membuat standar mutu
untuk menghindari penyimpangan.
B. Metode
pengendalian berjalan atau bersamaan
Dikenal
dengan istilah mengelola masalah pada saat terjadi, metode ini memerlukan
standr perilaku, kegiatan dan pelaksanaan atau prosedur dari setiap aktivitas.
Dibutuhkan hasil observasi dari first line manager. Tindakan korektif –
perbaikan ditujukan kepada perbaikan kualitas dan kuantitas sumber daya dan
operasi perusahaan.
C. Metode
pengendalian umpan balik
Metode
ini disebut juga mengelola masalah setelah terjadi, dengan menentukan standar
kualitas dan kuantitas terhadap setiap output – keluaran. Tindakan korektif di
lakukan setelah output dikembalikan oleh konsumen.
10.2.4.2.
Proses Pengendalian
Proses pengendalian
merupakan pengukuran kemajuan kegiatan berdasarkan perencanaan yang telah di
tetapkan dalam rangka tujuan organisasi dan dievaluasi dan mencari alternatif
pemecahan untuk menyelesaikan masalah.
Proses pengendalian terdiri dari empat
langkah yaitu :
A. Penentapan
standar kinerja, target sebagai dasar untuk evaluasi
B. Pengukuran
prestasi atau kinerja nyata
C. Membandingak
kinerja nyata dengan standar kinerja yang ditetapkan.
D. Mengevaluasi
hasil dan melakukan tindakan koreksi jika standar tidak tercapai.
10.2.4.3.
Sistem Pengendalian Yang Efektif
Sistem pengendalian
yang dapat dikatakan diandalkan dan efektif mempunyai karakteristik tertentu
yang sifatnya relatif. Dan memilik ciri-ciri seperti berikut ini.
a. Akurat.
Informasi
tentang hasil prestasi kerja harus akurat. Mengevaluasi ketepatan informasi
yang diterima merupakam salah satu tugas pengendalian paling penting yang
dihadapi manajer.
b. Tepat
waktu.
Informasi
hendaknya segera dimanfaatkan untuk pengambilan tindakan yang tepat terhadap
suatu masalah agar menghasilkan perbaikan.
c. Objektif
dan komprehensif.
Informasi
yang akan digunakan untuk pengawasan harus dapat dipahami dan dianggap
objektif. Sistem informasi yang sulit dipahami akan mengakibatkan kesalahan
yang sebenarnya tidak perlu terjadi.
d. Dipusatkan
pada titik pengendalian strategis.
Pengendalian
harus dipusatkan pada area di mana kemungkinan terjadinya penyimpangan relatif
banyak, juga pada area di mana tindakan koreksi dilaksanakan dalam waktu serta
tempat yang tepat hingga efektif.
e. Ekonomis.
Biaya
pengendalian hendaknya lebih sedikit atau paling banyak sama dengan keuntungan
yang diperoleh dalam sistem itu. Caranya ialah bahwa pengeluaran hendaknya
minimal dengan hasil yang hendaknya optimal.
f. Realistis
dari organisasi.
Sistem
pengendalian harus dapat di gabungkan dengan realitas organisasi.
g. Fleksibel.
Secara
umum semua organisasi berada pada lingkungan yang tidak stabil sehingga
perubahan-perubahan yang terjadi perlu diantisipasi. Bentuk antisipasi ini
perlu didampingi dengan pengawasan agar jalannya organisasi tetap sesuai dengan
harapan.
h. Perspektif
dan operasional.
Sistem
pengawasan yang efektif harus dapat mengidentifikasikan tindakan korektif
apakah yang perlu diambil. Informasi harus sampai dalam bentuk yang umum di
tangan orang-orang yang bertanggung jawab untuk mengambil tindakan yang
diperlukan itu.
i.
Diterima oleh anggota organisasi.
Bahwa
sistem pengendalian dapat menghasilkan perstasi kerja yang tinggi di kalangan
para anggota organisasi dengan membangkitkan perasaan bahwa mereka memiliki
otonomi, tanggung jawab, dan kesempatan untuk mencapai kemajuan.
Daftar Pustaka
1.
Daft,
Richard (2003), Manajemen, Edisi ke-5,
Jilid 1 dan 2, Erlangga, Jakarta
2.
Dimas,
2010, Dasar – dasar Manajemen Actuating,STPB,
Bandung
3.
F. Delmar
dan S. Shane, "Does Business Planning Facilitate the Development of New
Ventures" Strategic Management Journal, December 2003, pp.
1165—1185.
4.
Griffin, Ricky W., and Ebert, Ronald J.,
2006, Business, 8th
edition, Pearson Education Inc., New Jersey.
5.
Griffin (2005), Fundamental of Management, 4th Ed., Houghton Mifflin
Company
6.
Madura, Jeff, 2007, Introduction to Business, 4th edition, South-Western
College Publishing, USA.
7.
Mosley, Donald C. dan Paul H. Pietri
(1975) : The Art Of Working With And
Through People.
8.
Hanafi,
Mamduh M. (2003), Manajemen, Edisi Revisi,
UPP AMP YKPN, Yogyakarta.
9.
N.Nuryesrnan
M, Moral dan Etika Dalam Dunia Bisnis, Bank dan Manajemen, Mei/Juni 1996.
10. Robbins,
S. and Coulter, M. (2002), Management, 7th
Ed., Prentice Hall, Inc. Upper Sadle River, New Jersey.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar